著作权是一种民事权利。有些情况下，著作权人可以自己直接行使权利，比如直接和出版社订立图书出版合同。著作权人直接行使权利有其有利的一面。即可以直接了解作品的使用情况。比如通过订立出版合同，作者能够直接了解到他的作品什么时候出版，印刷多少册，每册的定价多少，和他应得多少报酬。由著作权人直接行使权利是行使著作权的最理想的方式。

但是在有些情况下，著作权人无法直接行使权利，因而也无法了解作品的使用情况，特别是音乐作品被使用的时候经常发生这种状况。因为音乐作品被反复作用的情况大大多于其他作品。这种状况早在19世纪就引起音乐作者的注意。为了解决这个问题，作曲家们组织起来，成立了集体管理音乐作品著作权的协会。这种协会是保护作者权利的非营利性的组织，代表音乐作者向使用音乐作品的音乐厅、酒吧、歌舞厅、唱片制作者收取版税，然后合理分给各个有关作者。1851年在法国成立了世界上第一个著作权集体管理机构。以后从19世纪末到20世纪初的这段时间，欧洲几乎所有国家都成立了这样的机构。1926年在巴黎成立了国际作者作曲者协会联合会，成为这类著作权保护协会的国际组织。随着新技术的不断的发展，使用作品的方式和途径越来越多，著作权人对作品的控制也越来越有限，著作权人也就越来越需要依靠著作权集体管理机构了。目前，世界上的著作权集体管理机构对权利的管理已不仅仅局限于音乐作品范围，而扩大到文字作品、美术作品、电影作品甚至表演等范围。随着著作权集体管理机构的业务活动涉及的范围的扩大，它的必要性和重要性就显得更突出了。

从各国的情况来看，这种著作权集体管理机构在资本主义国家一般是民间的私立组织，但是国家也在一定程度上进行干预。在社会主义国家和发展中国家一般是国家建立的机构，由国家统一管理。西方国家一般采用对于一类作品设立一个集体管理机构的建制。例如，对于音乐作品设立一个集体管理机构，对于文字作品则另外设立一个集体管理机构。前苏联和东欧国家一般采取全国设立一家综合性集体管理机构的体制，即不仅管理音乐作品，还管理其他类作品。

著作权集体管理机构的任务概括起来有：接受著作权人的授权；监督、检查作品被使用的情况；代表著作权人同使用作品的人谈判并发放许可证；收取使用费；最后将收取的使用费合理分配给各个有关著作权人。

著作权集体管理机构一般只管理著作权人自己无法直接行使的权利。著作权人能够自己行使的权利一般由著作权人自己行使。从世界各国著作权集体管理机构的管理范围看，主要管理音乐作品的表演权、播放权和机械复制权(制作录音制品的权利)；美术作品的追续权；文字作品、美术作品、摄影作品的影印复制权；还有表演者和唱片制作者的邻接权等。著作权集体管理机构在同作者签订授权合同时一般都要求著作权人将以后创作的作品的权利也授权集体管理机构管理。对于著作权人未授予的权利，一些国家的法律也规定由集体管理机构代为管理。这样做主要为了使用者在使用作品时手续简便，只须同集体管理机构打交道就行了，不用去分别取得作者的授权。这样，既方便了使用者，又保护了没有授权的著作权人，也增加了著作权法的可行性。

从一些国家著作权集体管理机构的章程来看，在接纳新会员时要求申请人将其创作的全部作品的有关权利(主要是表演、播放、机械复制权)都无限期授权给集体管理机构管理。这种作法对著作权人并非不利。因为著作权人授权管理的权利，自己难以行使，而只能通过著作权集体管理机构行使。而这种机构又往往是全国的独家机构，作者的所有作品被集体管理机构统一管理，便于使用者使用作品，也简化集体管理机构的工作程序，是一种行之有效，且经济、合理的机制。反之，如果作者只授权管理部分作品的著作权或者有期限地管理著作权，著作权集体管理机构就无法有效地管理了。